De opslag van grote volumes gevaarlijke stoffen bezorgt logistiek dienstverleners een grote administratieve last. Het verplichte veiligheidsbeheerssysteem met allerlei controleformulieren, tekstbestanden, spreadsheets en pdf-documenten verandert al snel in een papieren tijger. Dat is anders bij logistiek dienstverlener NBK, die gebruik maakt van DG-360.
DG-360 is een digitaal en tijdbesparend cloud-platform met bijbehorende interactieve app. Financieel directeur Stefan Plaisier profiteert van de schat aan data. “We hebben de veiligheid nu altijd onder controle.” Nederland telt circa vierhonderd bedrijven die vallen onder het Besluit Risico’s Zware Ongevallen (BRZO). Dat zijn bedrijven die vanwege de grote hoeveelheid gevaarlijke stoffen aan extra veiligheidseisen moeten voldoen.
Dat geldt ook voor NBK, logistiek dienstverlener uit Spijkenisse. In het warehouse van 15.000 vierkante meter liggen nagenoeg alle klassen gevaarlijke stoffen behalve klassen 1 en 7 (explosieve en radioactieve stoffen). “Denk aan cosmetica, gewasbeschermingsmiddelen, chloor en alcohol. Omdat we AEO-C-gecertificeerd zijn en alle benodigde douanevergunningen in huis hebben, mogen we de goederen onder schorsing van douanerechten, accijns en btw opslaan in ons warehouse”, vertelt Stefan Plaisier, financieel directeur van NBK.
Ongevallen elimineren
Als BRZO-bedrijf moet NBK alles in het werk stellen om de kans op ongevallen met gevaarlijke stoffen te elimineren of tenminste te minimaliseren. Daarvoor zijn handboeken en procedures opgesteld die samen met alle andere verplichte documenten het veiligheidsbeheerssysteem (VBS) vormen.
Zoals bij de meeste BRZO-bedrijven bestond het VBS van NBK tot voor kort uit een verzameling Word-, Excel- en PDF-documenten. Plaisier: “Dat was een systeem met een hele hoge onderhoudsfactor. Het kostte erg veel tijd om het systeem bij te houden en alle verplichte controleformulieren vast te leggen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een slimmere oplossing om alle procedures te borgen. DG-360 bood daarvoor een unieke en innovatieve oplossing.”
Van 12 naar 2 minuten
Met de controleformulieren doelt Plaisier op de verplichte controles die NBK dagelijks, wekelijks of maandelijks moet uitvoeren. Een voorbeeld is de controle van de staat van het warehouse, waarbij een medewerker checkt of de blusinstallaties correct functioneren en de vloeren en wanden geen beschadigingen vertonen.
“In het verleden moesten we voor alle vier loodsen een Word-document uitprinten, dat één van de medewerkers tijdens zijn ronde door de loods met pen invulde. Na de controleronde moest hij achter de computer kruipen om het formulier uit te werken en eventuele foto’s toe te voegen. Vervolgens moesten we dat formulier opnieuw afdrukken, van handtekeningen voorzien en inscannen. Tegelijkertijd noteerde onze veiligheidsadviseur in een Excel-bestand welke controle op welk moment was uitgevoerd.”
Tijdsbesparing
Met DG-360 is de hele procedure een stuk eenvoudiger geworden. De medewerkers van NBK gebruiken hun smartphone om controles uit te voeren. Met de intuïtieve, gebruiksvriendelijke app van DG-360 kunnen ze controlepunten afvinken, eventuele gebreken vastleggen en zo nodig direct foto’s maken. Het systeem van DG-360 legt automatisch vast welke medewerker op welk moment een controleronde heeft uitgevoerd.
Het verder uitwerken, afdrukken en inscannen van formulieren is niet meer nodig. “Dat levert een enorme tijdsbesparing op. Stel dat een heftruckchauffeur onverhoopt een big bag lek prikt en daarvan zoals de procedures voorschrijven melding wil maken. Uit tijdsmetingen blijkt dat hij daarvoor vroeger gemiddeld 12 minuten nodig had. Met DG-360 besparen we minstens 10 minuten. Een dergelijke tijdbesparing zien we ook bij de controlerondes.”
Data en dashboards
Stefan Plaisier: Via een dashboard kan ik op de voet volgen of de geplande controlerondes op tijd zijn uitgevoerd.”
De veiligheidsadviseur van NBK kan putten uit de bibliotheek van DG-360 met templates voor controleformulieren, maar ook zelf op eenvoudige wijze controleformulieren aanmaken en aanpassen. Hij kan de formulieren koppelen aan medewerkers met specifieke functies, die een push-melding krijgen zodra ze aan de beurt zijn voor een controleronde.
Als ze een mankement constateren, vertaalt het systeem dat direct in een actie die wordt uitgezet bij de daarvoor verantwoordelijke leidinggevende. DG-360 houdt bij wanneer die actie is uitgezet en of die actie daadwerkelijk wordt opgevolgd. “Via een dashboard kan ik op de voet volgen of de geplande controlerondes op tijd zijn uitgevoerd en of de uitgezette acties op tijd zijn afgehandeld”, verklaart Plaisier.
Schat aan data
DG-360 biedt een schat aan data. Niet alleen uit de controleformulieren, maar ook uit andere documenten en systemen. Denk bijvoorbeeld aan de data uit het warehouse management systeem over de hoeveelheid opgeslagen goederen per gevarenklasse. Al die data vertaalt DG-360 in grafische dashboards die gebruikers in één oogopslag inzicht geven in de stand van zaken.
“Daarnaast kunnen we de data uit het systeem gebruiken voor verdere analyses. Als de veiligheidsadviseur constateert dat een heftruckchauffeur al voor de tiende keer dit jaar een big bag heeft lek geprikt, kan dat aanleiding zijn voor bijvoorbeeld een extra gesprek of extra training.”
Papierloze audittrail
DG-360 is het eerste veiligheidsbeheerssysteem dat in de cloud opereert en in de toekomst zal worden uitgebreid met nog meer innovatieve functies en diensten. De bijbehorende app is geschikt voor telefoons met het iOS-platform (Apple) en Android-platform (Google). Implementatie is eenvoudig en vergde in het geval van NBK niet meer dan één maand. “Mede dankzij de deskundigheid en ervaring die de mensen achter DG-360 hebben met gevaarlijke stoffen”, legt Plaisier uit.
Al die data vertaalt in grafische dashboards die gebruikers in één oogopslag inzicht geven in de stand van zaken
“De initiële planning was om een tijdlang met het nieuwe systeem schaduw te draaien, maar daar zijn we snel mee gestopt. We wilden zo snel mogelijk af van al het papier. We merkten dat onze medewerkers daar klaar voor waren. Binnen twee maanden na start van de implementatie zijn we volledig overgeschakeld op DG-360. We beschikken nu over een volledig papierloze audittrail.”
Proactief mens en milieu beschermen
DG-360 zorgt niet alleen voor tijdsbesparing, maar ook voor een veiligheidsbeheerssysteem dat doet waarvoor het is bedoeld: de risico’s in een omgeving met grote volumes gevaarlijke stoffen uitbannen of in ieder geval zo veel mogelijk beperken. De focus ligt niet langer op het voldoen aan allerlei procedures en het vastleggen daarvan, maar op het daadwerkelijk proactief beschermen van mens en milieu. Manipulatie van bijvoorbeeld de data waarop controlerondes zijn uitgevoerd, is onmogelijk.
Plaisier: “Net zoals alle BRZO-bedrijven ontvangen wij elk jaar een inspectie van de milieudienst. Bij veel collega-bedrijven leidt dat in de weken voorafgaande aan de inspectie tot een verhoogde inspanning om alles op orde te krijgen. Niet bij ons. Dankzij DG-360 hebben we de veiligheid altijd onder controle.”
Dit artikel is gesponsord door DG-360Eerste publicatie door Redactie Contentmarketing op 4 sep 2020Laatste update 17 sepReageer op dit artikel
